Jeg pleide å være en stor fan av multi-tasking når det ble en populær produktivitetsstrategi. Ideen om å doble produktiviteten ved å gjøre flere ting på en gang, er ganske tiltalende for travle mennesker, og i dag er de fleste av oss opptatte mennesker. Flere studier viser imidlertid at multitasking i de fleste tilfeller kan påvirke produktiviteten og effektiviteten negativt .
Dette er hvordan.
Multi-Tasking og hjernen din
Med fokus på mer enn én oppgave om gangen, kan du ofte betrakte frem og tilbake mellom to eller flere oppgaver eller fokusere på mange ting på kort tid, multitasking, og de kan alle forlate deg mindre fokusert og effektiv enn du kan tenke. Dette er fordi det tar tid for tankene dine å tilpasse seg et skift i fokus ; hver gang du bytter fokus, oppretter du et annet behov for å fokusere på nytt, og dette kan tømme deg av tid og energi. Det kan også bety at når du multitask mellom mer enn én aktivitet som krever fokus, tar det lengre tid enn det ville ha tatt hvis du hadde fokusert på hver enkelt oppgave individuelt.
Når Multi-Tasking fungerer
Når du grupperer en oppgave som krever fokus og konsentrasjon med en som hovedsakelig er fysisk og noe som kan gjøres på "auto-pilot", fungerer multitasking bra.
Dette er fordi du kan sette mesteparten av fokuset på en aktivitet og la den andre bli gjort sekundært; du trenger ikke å fortsette å skifte høyt fokus fra en aktivitet til den andre. Her er noen eksempler på sammenkoblede aktiviteter som er mer mottagelige for multi-tasking:
- Lytte til musikk eller lydbøker mens du trener
- Å ha en uformell samtale mens du gjør husarbeid
Når det ikke virker
Multi-tasking kan være en fokus-killer og energidrianse når du forsøker to oppgaver som krever bevisst tanke. Her er noen eksempler på aktiviteter som best utføres separat:
- Lytte til musikk eller lydbøker mens du skriver
- Å ha en uformell samtale mens du gjør lekser (med mindre du snakker om leksene selv)
Alternativer til Multi-Tasking
Hvis du finner deg selv multi-tasking mye av tiden, bør du vurdere å ta en pause fra det. Du trenger ikke å gi opp multi-tasking helt, men her er noen alternativer for å prøve. Se hvordan du føler når du innlemmer disse når det er mulig.
Single-Tasking
Fokusering på en oppgave om gangen, som nevnt, kan virkelig spare tid, så det lønner seg å bli vant til å fokusere på en ting om gangen så mye som mulig eller så mye som det er fornuftig å gjøre det. Når du føler deg fristet til å kramme for mange aktiviteter inn i samme rom, gi deg selv tillatelse til å velge det viktigste for øyeblikket og fokusere utelukkende på det, hvis det er mulig. (Det kan hende du må lage en plan for når du kan adressere de andre aktivitetene som må gjøres før du kan rydde dem fra tankene dine, men dette er en del av prosessen.
For mer om dette, se "chunking" nedenfor.) Hvis det bare er for mange ting å gjøre, må du kanskje fortelle noen av dine ansvarsområder. (Ikke bekymre deg, vi kommer til det om et minutt også.)
Bruk "Chunking"
Når du har mange oppgaver å gjøre hele dagen, er "chunking" en nyttig tidsstyringsstrategi som sparer deg for multi-tasking. Konseptet bak chunking er å sette sammen klumper av tid for å fokusere på en bestemt oppgave, samtidig som man minimerer avbrudd, og grupperer lignende oppgaver sammen (som å sjekke all e-post på en gang i stedet for hele dagen) for å fokusere på så samtidig på en bestemt del av tiden.
Dette eliminerer den ekstra tiden det tar å raskt flytte fra en aktivitet til en annen og til slutt sparer tid så lange strekker av dagen blir brukt med større fokus og effektivitet.
Pare ned planen din
Hvis du finner deg selv kronisk multi-tasking ut av nødvendighet fordi det er rett og slett for mye å gjøre, kan enkeltoppgave hjelpe (fordi du faktisk reduserer den totale tiden det tar å få ting gjort), men du kan ha nytte av å kutte ut noen av Forpliktelsene i tidsplanen din er ikke helt nødvendige. Har du noen vaner som tømmer timeplanen din, men ikke tjener deg eller forpliktelser som du kan slippe uten noen varige, sterkt negative konsekvenser? Når du ser på dine prioriteringer og i din tidsplan, vurderer du om du kan redusere det rene antallet ting du trenger å gjøre om dagen, og du kan føle deg mindre stresset og presset for tiden.